Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Uponor Oyj (Uponor Oyj:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Uponor Suomi Oy (Uponor Suomi Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Kouvolantie 365
15550 Nastola
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Uponor Infra Oy (Uponor Infra Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Uponor Infra Marine Services Oy (Uponor Infra Marine Services Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Mäkelänkankaantie 10
49490 Neuvoton
SUOMI
Puhelin: 020 129 2100
Jita Oy (Jita Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Lakarintie 10
34800 Virrat
SUOMI
Puhelin: 03 475 6100
Uponor GmbH, Suomen sivuliike (Uponor GmbH, Suomen sivuliikkeen palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
Puhelin: 020 129 211
2. Yhteyshenkilö
Heta Woods
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Sähköposti: heta.woods@uponor.com
3. Rekisteröidyt henkilöt
Uponor Oyj:n ja sen Suomessa sijaitsevien tytäryhtiöiden rekrytointiprosesseihin osallistuvat henkilöt.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet
Tämän henkilörekisterin tarkoituksena on hallinnoida Uponor Oyj:n ja sen suomalaisten tytäryhtiöiden työnhakijoiden rekrytointiprosesseja mukaan lukien työnhakijoiden henkilötietojen käsittely. Mikäli työnhakija on hakenut työpaikkaa kolmannen tahon tarjoaman verkkoportaalipalvelun kautta, asiaan sovelletaan kyseisen kolmannen palveluntarjoajan tietosuojakäytäntöjä. Edellä kuvattuun tietojen käsittelyyn saattaa kuulua annettujen henkilötietojen käsittely ja arvioiminen avointen työpaikkojen täyttämiseksi sekä rekrytointiprosessin tulosten ilmoittaminen työnhakijoille. Käsittelyyn voi kuulua myös työnhakijoiden seulonta automaattisten työkalujen avulla (hakusanojen pohjalta).
Uponor Oyj:llä ja sen suomalaisilla tytäryhtiöillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja edellä mainittuja tarkoituksia varten.
Työnhakijan henkilötietoja voidaan säilyttää rekrytointiprosessin päätyttyä niin pitkään kuin Uponor Oyj ja/tai sen suomalaiset tytäryhtiöt sitä tarvitsevat rekrytointiprosessiin liittyvien velvoitteidensa täyttämiseksi tai tulevia rekrytointeja varten, kuitenkin enintään yhden vuoden ajan.
5. Henkilörekisterin tietosisältö
Henkilörekisterissään Uponor Oyj ja/tai sen suomalaiset tytäryhtiöt voivat käsitellä erityisesti seuraavia tietoja:
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Sovellettavan lainsäädännön salliessa henkilötietoja voidaan joissakin tapauksissa kerätä myös muista lähteistä kuin suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi Uponorin alihankkijoilta ja palveluntarjoajilta.
Uponor Oyj ja/tai sen suomalainen tytäryhtiö tiedottaa kaikkia rekisteröityjä tietojen käsittelystä, myös mahdollisesta ulkopuolisten tietolähteiden ja tällaisista lähteistä kerätyn tiedon käytöstä, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Tiedot syöttää henkilörekisteriin rekisteröity itse, Uponor-konsernin henkilöstöhallinnon työntekijä ja rekrytointipäällikkö rekrytointiprosessin aikana.
7. Tietojen luovutus ja siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Uponor Oyj ja/tai sen suomalainen tytäryhtiö voi luovuttaa ja siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle sovellettavan lainsäädännön salliessa ja sen rajoissa seuraavasti:
Kaikki henkilötietojen siirrot tehdään noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä sovellettavaa pakottavaa lainsäädäntöä muutoksineen.
8. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa kaikki Uponor Oyj:n ja/tai sen suomalaisten tytäryhtiöiden hänestä keräämät henkilötiedot, ellei tarkastusoikeutta ole rajoitettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Uponor Oyj ja/tai sen suomalainen tytäryhtiö korjaa, poistaa tai lakkaa käyttämästä virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita henkilötietoja. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumukset ja kieltää tietojensa käyttö kaikkea suoramarkkinointia varten.
Mahdolliset pyynnöt tulee tehdä lomakkeilla, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://www.uponor.com/fi-fi/sivustoehdot/tietosuoja . Uponor ja sen suomalaiset tytäryhtiöt käsittelevät kaikki pyynnöt mahdollisimman pian. Jos rekisteröity on tyytymätön Uponor Oyj:n tai sen suomalaisten tytäryhtiöiden päätökseen tai toimintaan, hänellä on oikeus valittaa asiasta oman maansa tietosuojavaltuutetulle.
9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet – tekniset ja organisatoriset toimenpiteet
Uponor Oyj ja sen suomalaiset tytäryhtiöt huolehtivat siitä, että niiden koko organisaatiossa sovelletaan ja ylläpidetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Lisäksi Uponor Oyj ja sen suomalaiset tytäryhtiöt varmistavat, että tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja siirretään kolmannelle osapuolelle tai jaetaan kolmannen osapuolen kanssa vain siinä tapauksessa, että Uponor Oyj ja sen suomalainen tytäryhtiö ovat sopimusteitse tai muulla lain edellyttämällä tavalla varmistaneet, että tietosuoja on riittävällä tasolla.
Uponor Oyj (Uponor Oyj:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Uponor Suomi Oy (Uponor Suomi Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Kouvolantie 365
15550 Nastola
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Uponor Infra Oy (Uponor Infra Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Uponor Infra Marine Services Oy (Uponor Infra Marine Services Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Mäkelänkankaantie 10
49490 Neuvoton
SUOMI
Puhelin: 020 129 2100
Jita Oy (Jita Oy:n palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Lakarintie 10
34800 Virrat
SUOMI
Puhelin: 03 475 6100
Uponor GmbH, Suomen sivuliike (Uponor GmbH, Suomen sivuliikkeen palvelukseen hakevien työnhakijoiden osalta)
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
Puhelin: 020 129 211
2. Yhteyshenkilö
Heta Woods
Ilmalantori 4
00240 Helsinki
SUOMI
Puhelin: 020 129 211
Sähköposti: heta.woods@uponor.com
3. Rekisteröidyt henkilöt
Uponor Oyj:n ja sen Suomessa sijaitsevien tytäryhtiöiden rekrytointiprosesseihin osallistuvat henkilöt.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet
Tämän henkilörekisterin tarkoituksena on hallinnoida Uponor Oyj:n ja sen suomalaisten tytäryhtiöiden työnhakijoiden rekrytointiprosesseja mukaan lukien työnhakijoiden henkilötietojen käsittely. Mikäli työnhakija on hakenut työpaikkaa kolmannen tahon tarjoaman verkkoportaalipalvelun kautta, asiaan sovelletaan kyseisen kolmannen palveluntarjoajan tietosuojakäytäntöjä. Edellä kuvattuun tietojen käsittelyyn saattaa kuulua annettujen henkilötietojen käsittely ja arvioiminen avointen työpaikkojen täyttämiseksi sekä rekrytointiprosessin tulosten ilmoittaminen työnhakijoille. Käsittelyyn voi kuulua myös työnhakijoiden seulonta automaattisten työkalujen avulla (hakusanojen pohjalta).
Uponor Oyj:llä ja sen suomalaisilla tytäryhtiöillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja edellä mainittuja tarkoituksia varten.
Työnhakijan henkilötietoja voidaan säilyttää rekrytointiprosessin päätyttyä niin pitkään kuin Uponor Oyj ja/tai sen suomalaiset tytäryhtiöt sitä tarvitsevat rekrytointiprosessiin liittyvien velvoitteidensa täyttämiseksi tai tulevia rekrytointeja varten, kuitenkin enintään yhden vuoden ajan.
5. Henkilörekisterin tietosisältö
Henkilörekisterissään Uponor Oyj ja/tai sen suomalaiset tytäryhtiöt voivat käsitellä erityisesti seuraavia tietoja:
- Perustiedot, kuten: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite, työtehtävä;
- Pätevyystiedot, kuten: koulutus, työkokemus, oikeudet ja luvat, tutkinnot, todistukset, ansioluettelot, hakemukset, kielitaito;
- Terveystiedot: riippuen haettavasta toimenkuvasta, huumausainetestiä koskevat todistukset, silloin kun testaus on tarpeen rekrytoinnin kannalta;
- Palkkaus- ja palkitsemistiedot: palkkatoive;
- Valokuva (jos työnhakija on sellaisen ladannut);
- Suositukset ja perustiedot suosittelijasta (kuten nimi, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero);
- Linkit henkilökohtaisiin profiileihin esimerkiksi sosiaalisen median sovelluksissa, kuten LinkedInissa (jos työnhakija on sellaisia ladannut);
- Mahdollisista videohaastatteluista tallennetut videot ja
- Arviointitiedot: arviointi ja Uponor-konsernin rekrytointihenkilöstön esittämät kommentit.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Sovellettavan lainsäädännön salliessa henkilötietoja voidaan joissakin tapauksissa kerätä myös muista lähteistä kuin suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi Uponorin alihankkijoilta ja palveluntarjoajilta.
Uponor Oyj ja/tai sen suomalainen tytäryhtiö tiedottaa kaikkia rekisteröityjä tietojen käsittelystä, myös mahdollisesta ulkopuolisten tietolähteiden ja tällaisista lähteistä kerätyn tiedon käytöstä, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Tiedot syöttää henkilörekisteriin rekisteröity itse, Uponor-konsernin henkilöstöhallinnon työntekijä ja rekrytointipäällikkö rekrytointiprosessin aikana.
7. Tietojen luovutus ja siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Uponor Oyj ja/tai sen suomalainen tytäryhtiö voi luovuttaa ja siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle sovellettavan lainsäädännön salliessa ja sen rajoissa seuraavasti:
- Uponor-konserniin kuuluville yhtiöille asianosaisten Uponorin yhtiöiden välillä solmitun sopimuksen mukaisesti, noudattaen Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, jotka varmistavat, että käytössä on asianmukaiset tietosuojatoimet, sekä
- valtuutetuille kolmansille osapuolille siinä määrin kuin ne osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn tässä henkilörekisterissä ilmoitettuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja voivat käsitellä myös valtuutetut kolmannet osapuolet EU:n/ETA:n ulkopuolella Uponor Oyj:n ja/tai sen suomalaisen tytäryhtiön ja kyseisen kolmannen osapuolen välillä solmitun sopimuksen mukaisesti noudattaen Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita Tietosuoja-asetuksessa hyväksyttyjä siirtomekanismeja, jotka varmistavat, että käytössä on asianmukaiset tietosuojatoimet. Uponor Oyj ja/tai sen suomalaiset tytäryhtiöt velvoittavat kyseiset kolmannet osapuolet pitämään salassa ja asianmukaisesti suojaamaan kaiken siirretyn henkilötiedon; tai
- rekisteröity on antanut suostumuksensa siirtoon; tai
- sovellettava lainsäädäntö muulla tavoin sen sallii.
Kaikki henkilötietojen siirrot tehdään noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä sovellettavaa pakottavaa lainsäädäntöä muutoksineen.
8. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa kaikki Uponor Oyj:n ja/tai sen suomalaisten tytäryhtiöiden hänestä keräämät henkilötiedot, ellei tarkastusoikeutta ole rajoitettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Uponor Oyj ja/tai sen suomalainen tytäryhtiö korjaa, poistaa tai lakkaa käyttämästä virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita henkilötietoja. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumukset ja kieltää tietojensa käyttö kaikkea suoramarkkinointia varten.
Mahdolliset pyynnöt tulee tehdä lomakkeilla, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://www.uponor.com/fi-fi/sivustoehdot/tietosuoja . Uponor ja sen suomalaiset tytäryhtiöt käsittelevät kaikki pyynnöt mahdollisimman pian. Jos rekisteröity on tyytymätön Uponor Oyj:n tai sen suomalaisten tytäryhtiöiden päätökseen tai toimintaan, hänellä on oikeus valittaa asiasta oman maansa tietosuojavaltuutetulle.
9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet – tekniset ja organisatoriset toimenpiteet
Uponor Oyj ja sen suomalaiset tytäryhtiöt huolehtivat siitä, että niiden koko organisaatiossa sovelletaan ja ylläpidetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Lisäksi Uponor Oyj ja sen suomalaiset tytäryhtiöt varmistavat, että tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja siirretään kolmannelle osapuolelle tai jaetaan kolmannen osapuolen kanssa vain siinä tapauksessa, että Uponor Oyj ja sen suomalainen tytäryhtiö ovat sopimusteitse tai muulla lain edellyttämällä tavalla varmistaneet, että tietosuoja on riittävällä tasolla.
Tekniset toimenpiteet:
Fyysinen materiaali säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsyä on rajoitettu. Tietojärjestelmissä käytetään käyttöjärjestelmän tietosuojaohjelmistoja. Järjestelmään täytyy kirjautua antamalla käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedonsiirto tapahtuu salattuja kanavia pitkin.
Organisatoriset toimenpiteet:
Rekisterinpitäjä ja sen tytäryhtiöt ovat ohjeistaneet henkilökuntaansa henkilötietojen käytöstä, ja henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä tai roolinsa takia osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus.