Register osobných údajov dodávateľov a poskytovateľov služieb spoločnosti Uponor.
Skupina dotknutých osôb
Zástupcovia, zamestnanci, riaditelia a vedúci pracovníci dodávateľov, subdodávateľov, obchodníkov, poskytovateľov služieb, partnerov, partnerov v rámci spoločného podniku, partnerov v rámci konzorcia a partnerov v rámci výskumu a vývoja (vrátane potenciálnych) spoločnosti Uponor (ďalej len „dodávatelia“ alebo „potenciálni dodávatelia“).
Účel a právny základ spracúvania osobných údajov
Účelom tohto registra osobných údajov je komunikácia s dodávateľmi a potenciálnymi dodávateľmi a spravovanie vzťahov spoločnosti Uponor s jej dodávateľmi a potenciálnymi dodávateľmi vrátane spracúvania osobných údajov dodávateľov a potenciálnych dodávateľov na nasledujúce účely:
• zaručenie plnenia povinností dodávateľov a potenciálnych dodávateľov voči spoločnosti Uponor a plnenie povinností spoločnosti Uponor voči dodávateľom a potenciálnym dodávateľom,
• spracúvanie, vyhodnocovanie a presadzovanie povinností a záväzkov dodávateľov, potenciálnych dodávateľov alebo spoločnosti Uponor,
• uplatňovanie práv spoločnosti Uponor,
• udržiavanie a rozvoj vzťahov s dodávateľmi,
• spravovanie žiadostí o cenové ponuky a ďalších záväzných alebo nezáväzných dokumentov,
• nadväzovanie vzťahov medzi dodávateľom alebo potenciálnym dodávateľom a spoločnosťou Uponor,
• marketingové a komunikačné účely v súvislosti s dodávateľmi, napríklad pri vykonávaní prieskumu trhu v súvislosti s dodávateľmi, pri priamom marketingu, automatizovanom marketingu, informovaní dodávateľov a potenciálnych dodávateľov o nových funkciách, produktoch či uvedeniach na trh a špeciálnych akciách,
• spravovanie a spracúvanie záležitostí súvisiacich so zodpovednosťou za produkty,
• vývoj produktov a služieb spoločnosti Uponor a
• štatistické a analytické účely vrátane analýz webových lokalít.
Zhromažďovanie a spracúvanie osobných údajov prebieha na základe legitímnych záujmov spoločnosti Uponor. Tieto záujmy vyplývajú zo vzťahov medzi dodávateľom alebo potenciálnym dodávateľom a spoločnosťou Uponor. Okrem toho môže spoločnosť Uponor zasielať elektronické priame marketingové oznámenia dodávateľom a potenciálnym dodávateľom na základe ich súhlasu, ak sa takýto súhlas vyžaduje v súlade s platnou legislatívou.
Osobné údaje dodávateľov môžu byť uchovávané po dobu potrebnú pre spoločnosť Uponor na účely uvedené vyššie, zvyčajne však nie viac ako desať rokov.
Osobné údaje potenciálnych dodávateľov môžu byť uchovávané po dobu potrebnú pre spoločnosť Uponor na účely uvedené vyššie, zvyčajne však nie viac ako dva roky.
Obsah registra osobných údajov
V registri osobných údajov môže spoločnosť Uponor spracúvať najmä nasledujúce informácie:
• Základné informácie, ako napríklad: meno, dátum narodenia, e-mailová adresa, telefónne číslo, pozícia,
• údaje o kvalifikáciách,
• osobné identifikačné číslo (ak nie je k dispozícii identifikačné číslo organizácie),
• informácie o projektoch dodávateľov,
• informácie o produktoch a službách objednaných od dodávateľov a potenciálnych dodávateľov a informácie o produktoch a službách ponúkaných dodávateľmi a potenciálnymi dodávateľmi pre spoločnosť Uponor,
• informácie o stretnutiach a ďalších činnostiach súvisiacich s dodávateľom a potenciálnym dodávateľom,
• informácie súvisiace s obsahom a spôsobom komunikácie (napr. e-mail, SMS) s dodávateľom a potenciálnym dodávateľom,
• preferencie existujúcich dodávateľov v súvislosti s rekreačnými činnosťami na účely udržiavania vzťahov s dodávateľmi a
• preferencie potenciálnych dodávateľov v súvislosti s rekreačnými činnosťami na účely marketingu pre dodávateľov.
Bežné zdroje informácií
Osobné údaje sa primárne zhromažďujú od jednotlivých dotknutých osôb prostredníctvom nich samotných, zamestnancov spoločnosti Uponor alebo webovej lokality či aplikácií. Okrem verejne dostupných zdrojov môžu byť osobné údaje v niektorých situáciách, v ktorých to povoľuje platná legislatíva, zhromaždené z iných zdrojov než priamo od dotknutých osôb.
Spoločnosť Uponor informuje každú dotknutú osobu o spracúvaní údajov vrátane zdrojov údajov z tretích strán a údajov zhromaždených v súlade s platnou legislatívou.
Údaje zadávajú do registra osobných údajov dotknuté osoby, zamestnanci spoločnosti Uponor a subdodávatelia a poskytovatelia služieb pracujúci pre spoločnosť Uponor.
Zverejňovanie a prenos osobných údajov mimo územia EÚ alebo EHP
Spoločnosť Uponor môže zverejňovať a prenášať osobné údaje mimo územia EÚ/EHP v súlade s obmedzeniami stanovenými platnou legislatívou, a to nasledovne:
• spoločnostiam patriacim do skupiny Uponor Group v súlade so zmluvou uzatvorenou medzi príslušnými subjektmi spoločnosti Uponor, ktorá zahŕňa štandardné zmluvné doložky Európskej komisie zaručujúce zavedenie primeraných mechanizmov ochrany údajov, a oprávneným tretím stranám v rozsahu, v akom sa podieľajú na spracúvaní osobných údajov na účely uvedené v tomto registri osobných údajov. Tieto oprávnené tretie strany môžu spracúvať vaše osobné údaje aj mimo územia EÚ alebo EHP v súlade so zmluvou uzavretou medzi spoločnosťou Uponor a príslušnou oprávnenou treťou stranou, ktorá zahŕňa štandardné zmluvné doložky Európskej komisie zaručujúce zavedenie primeraných mechanizmov ochrany údajov. Spoločnosť Uponor ukladá takým tretím stranám povinnosť zachovávať dôvernosť a primerané zabezpečenie akýchkoľvek takýchto prenesených osobných údajov alebo
• na základe súhlasu alebo
• ako to inak povoľuje platná legislatíva.
Z technických dôvodov a z dôvodov súvisiacich s používaním údajov môžu byť osobné údaje uchovávané na serveroch externých poskytovateľov služieb, ktorí ich môžu spracúvať v mene spoločnosti Uponor.
Všetky prenosy osobných údajov sa musia vykonávať v súlade so všeobecným nariadením o ochrane údajov (2016/679) a všetkou platnou záväznou legislatívou v aktuálnom znení.
Práva dotknutých osôb
Ak neexistujú žiadne obmedzenia, každá dotknutá osoba má právo získať prístup ku všetkým osobným údajom, ktoré o nej spoločnosť Uponor uchováva. Každá dotknutá osoba má tiež právo požiadať spoločnosť Uponor o opravu, vymazanie alebo ukončenie používania jej osobných údajov, ak sú chybné, nepotrebné, neúplné alebo zastarané. Každá dotknutá osoba je ďalej oprávnená odvolať akýkoľvek súhlas, ktorý predtým poskytla, a namietať voči spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu.
Všetky žiadosti je nutné odoslať pomocou kontaktných údajov uvedených v časti 2 vyššie. Spoločnosť Uponor spracuje všetky žiadosti čo najskôr. Každá dotknutá osoba má v prípade nespokojnosti s rozhodnutím alebo krokmi spoločnosti Uponor právo podať sťažnosť orgánu na ochranu osobných údajov v príslušnej krajine.
Princípy zabezpečenia osobných údajov — technické a organizačné opatrenia
Spoločnosť Uponor zabezpečí zavedenie a udržiavanie dostatočných technických a organizačných opatrení na ochranu osobných údajov v rámci celej svojej organizácie. Spoločnosť Uponor ďalej zabezpečí, že všetky prenosy a zverejňovania osobných údajov opisovaných v tomto registri osobných údajov akýmkoľvek tretím stranám budú podliehať zaručeniu dostatočnej úrovne ochrany osobných údajov zo strany spoločnosti Uponor prostredníctvom zmlúv alebo iných spôsobov vyžadovaných zákonom.
Technické opatrenia:
Fyzický materiál sa uchováva v uzamknutých priestoroch s obmedzeným prístupom. Všetky systémy IT sú zabezpečené prostredníctvom softvéru chrániaceho operačný systém. Prístup k týmto systémom vyžaduje zadanie mena používateľa a hesla. Prenosy údajov prebiehajú prostredníctvom kanálov s vysokou úrovňou šifrovania.
Organizačné opatrenia:
V rámci organizácie spoločnosti Uponor sú pracovníci poučení o používaní osobných údajov. Prístup k systémom IT vrátane osobných údajov je obmedzený tak, aby ho mali iba osoby oprávnené na prístup k nim na základe ich pracovných úloh alebo rolí. Tieto osoby sú povinné zachovávať dôvernosť osobných údajov.